Деловое письмо на английском. Как правильно написать?
М

ы все куда-то спешим и всегда заняты. А когда мы заняты, мы хотим использовать время максимально эффективно. Деловая переписка отнимает много времени, но это время можно сократить, если следовать всего нескольким базовым принципам написания делового письма на английском языке.

Просто помните о трёх простых пунктах:

Деловое письмо очень ценно (в прямом и переносном смысле)
Деловое письмо служит всего одной цели
Деловое письмо – это запись вашей деловой переписки
Д

еловое письмо служит одной цели – сообщить информацию. Люди тратят бесчисленные часы на написание писем, которые либо ничего не сообщают, либо сообщают слишком мало. Это пустая трата времени как отправителя, так и получателя письма. К тому же, не стоит забывать про зарплаты обоих: поэтому деловое письмо и стоит не дёшево. Очень важно, чтобы письмо было прибыльным. Тогда зачем писать деловые письма – чтобы была запись вышей деловой переписки, ведь письмо – это надёжное, осязаемое подтверждение той информации, которой вы поделились с другими.

Итак, перейдём непосредственно к деловому письму

В результате исследования более 800 писем американских топ менеджеров, выяснилось, что все письма были максимально короткими, понятными и личными. Это доказывает, что топ менеджеры чётко понимают суть деловой переписки и всегда придерживаются выше обозначенных принципов.

В

ы должны помнить про 4 главные аспекта любого письма. Если проигнорируете хоть одни из аспектов, ваше письмо окажется неэффективным.

ТЕМА

АДРЕСАТ

ЦЕЛЬ

СТИЛЬ

ТЕМА ПИСЬМА
Помните, ЧТО Вы пишите
Любой письменный текст, вне зависимости от жанра, привязан к теме. К счастью, в бизнес-коммуникации тема чаще всего узко специализирована. Довольно часто тему задаёте даже не Вы сами, а ваши коллеги, начальник или ситуация (например, найм на работу).

Помните: чем уже тема, тем легче написать деловое письмо. К примеру, вам нужно запросить информацию о заказе, который не пришёл вовремя. Если вы не владеете ситуацией, вам будет сложнее написать письмо, чем тому, кто уже знает все детали. Но вне зависимости от ситуации, старайтесь придерживаться одной, максимум двух тем в письме. Добавляя более двух тем в одно деловое письмо, вы просо его засоряете. Если это необходимо, просто напишите другое письмо, которое сосредоточится на новой теме.

АДРЕСАТ
Помните, КОМУ вы пишите
Здесь всё сложно, т.к. мы не всегда чётко знаем, кто адресат письма. Если адресат известен, то письмо можно сконструировать чётко под этого человека или группу людей. Правда, чаще всего аудитория письма шире, чем мы предполагаем. Вы можете адресовать своё деловое письмо господину Х, но его прочтёт несколько менеджеров, прежде чем принять решение вашему по вопросу. Всегда предполагайте, что ваша аудитория образована и рациональна, но не слишком обобщайте, т.к. адресат не обязательно владеет вопросом также хорошо, как Вы.

ЦЕЛЬ
Помните, ЗАЧЕМ вы пишите
Очень многие деловые письма имеют точную тему, написаны конкретному человеку, но совершенно не имеют цели.

Всегда помните, зачем вы посылаете письмо. Ваше письмо написано, чтобы проинформировать, запросить информацию, что-то предложить или заставить собеседника действовать? Это всё очень разные цели. Вам самим, наверняка, приходили письма, после прочтения которых оставалось чувство растерянности и непонимания, в чём был смысл письма. Цель должна быть чётко обозначена в любом деловом письме.

Когда вы написали черновик письма, попробуйте себя проверить и задать простой вопрос к каждому из параграфов – «И что?». Если вы не сможете ответить чётко на этот простой вопрос, то перепишите параграф.

Стиль написания делового письма

Первые три аспекта касались содержания, направления и акцента в вашем деловом письме.

Теперь стоит поговорить о том, КАК это всё написать.

Порядок

Базовое деловое письмо состоит всего из трёх частей:
Первая часть — Заявите о своей цели
Вторая часть — Расскажите, что вы хотите или донесите нужную информацию
Третья часть — Запросите информацию, сделайте вывод, поблагодарите за ответ.

Обратите внимание, что мы только что перечислили три части делового письма, а не его параграфы. Каждая из частей, особенно вторая, может состоять из нескольких абзацев. Теперь перейдём к каждой из этих частей.

Вторая часть делового письма

Это основная часть делового письма – его ядро. Она объясняет ту информацию, о которой идёт речь или что вы хотите от адресата. Не нужно быть скрупулёзным и вдаваться в лишние детали, но предоставить всю необходимую информацию стоит.

Если информации слишком много, то будет правильно разбить её на отдельные абзацы, перечислить списком или сослаться на приложение. Подчеркивание и выделение основной информации также не будет лишним.

Деловое письмо должно помочь адресату понять, что вы хотите или что ему необходимо сделать.

Первая часть делового письма

Сразу же переходите к сути с первого предложения. Когда вы начинаете читать рассказ, то хотите знать о чём будет история ещё до начала чтения. Когда вы читаете деловое письмо, то ожидаете сразу же узнать суть вопроса. Помните, у читателя вашего письма нет времени, чтобы вникать в бесконечные подробности вашего вопроса.

Первая часть делового письма должна быть короткой и содержательной, иначе читатель моментально потеряет интерес.

Третья часть делового письма

Чаще всего третья часть, как и первая, состоит из короткого параграфа. Ещё её называют «заклёпка» (clincher) – отличное название, передающее всю суть этой части письма. В зависимости от целей письма она выполнит одну из трёх функций.

Заключение. Позволяет вам выделить основные аспекты и вопросы всего письма в сжатом виде.
Запрос. Повторите тот основной запрос, который вы сформировали в своём письме. Напомните адресату, что и когда нужно сделать. Чем туманней запрос, тем туманней результат, поэтому постарайтесь быть предельно точными.
Благодарность. Иногда нужно просто поблагодарить читателя за его внимание и уделённое время.


Вот наглядный пример делового письма на английском языке, построенного по всем вышеуказанным правилам.

.

Capital Supplies

8995 Camden Rd. • Williamsburg, WI 63094

October 2, 20XX

Lance Smith, Director
Terrance Trucking
P.O. Box 4440
Houston, TX 34598-4440

Dear Mr. Smith:

Thank you for your conscientious service. All 15 of your last shipments have arrived undamaged. We have never contracted with a supplier with as fine a record as yours. We appreciate the extra effort it takes to ship our order intact and on time.

Ted McCracken and Bob Smiley have delivered these shipments to our loading dock supervisor. I have attached copies of logs for your review. Note that the unloading time is approximately half of that from other shippers for a similar load. Ted and Bob frequently help our crew unload the crates. This additional service always comes with an exchange of jokes. Our crew collects laughs to compete with your drivers!

Doing business with your organization is a pleasure. You save us money by eliminating shipping waste and time by providing efficient drivers. Please accept the enclosed certificates of merit to Terrance Trucking, Ted and Bob, with our appreciation. We are confident in referring our customers and vendors to Terrance Trucking for their shipping needs.

Sincerely,

Cala Reginald
CLR:mjk
Enc. (10)

О Нас

Первая премиум школа английского языка Telfords School “Your Premium English”. Уникальное сочетание образования и психологии. Частные занятия, комфортный интерьер и, конечно, профессионалы высшего класса.

.

Если Вы выбираете обучение английскому с репетитором и хотите получить наилучший результат, то мы готовы предложить Вам индивидуальные занятия английским языком с лучшим репетитором в городе. Супер-репетитор – это новый феномен в репетиторстве.

Записаться сейчас?

Календарь
Май 2019
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Июл    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  
Заказать звонок
+
Жду звонка!
Shadow Layer1 Basic
Business
English
Просто оставьте ваш телефон - мы Вам перезвоним и запишем на пробное занятие на спец. курс
Я даю свое согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с условиями и политикой конфиденциальности
Спасибо за заявку -
мы Вам перезвоним в ближайшее время!
Tick Box
Tick
Phone icon
Shadow Layer1 Basic
Записаться?
Просто оставьте ваш телефон - мы Вам перезвоним и запишем на пробное занятие
Я даю свое согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с условиями и политикой конфиденциальности
Спасибо за заявку -
мы Вам перезвоним в ближайшее время!
Tick Box
Tick
Phone icon
Shadow Layer1 Basic
Private
English
Просто оставьте ваш телефон - мы Вам перезвоним и запишем на пробное частное занятие
Я даю свое согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с условиями и политикой конфиденциальности
Спасибо за заявку -
мы Вам перезвоним в ближайшее время!
Tick Box
Tick
Phone icon
Shadow Layer1 Basic
для Школьников
Просто оставьте ваш телефон - мы Вам перезвоним и запишем на пробное занятие
Я даю свое согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с условиями и политикой конфиденциальности
Спасибо за заявку -
мы Вам перезвоним в ближайшее время!
Tick Box
Tick
Phone icon
Shadow Layer1 Basic
Skype
English
Просто оставьте ваш телефон - мы Вам перезвоним и запишем на пробное занятие по Skype
Я даю свое согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с условиями и политикой конфиденциальности
Спасибо за заявку -
мы Вам перезвоним в ближайшее время!
Tick Box
Tick
Phone icon